NOUVELLE PUBLICATION

APPEL A CANDIDATURE 

POUR UNE MISSION DE PRESTATION

Nom de l’organisme adjudicateur : Institut français du Japon

Adresse : c/o ambassade de France au Japon 4-11-44, Minami-Azabu, Minato-ku, Tokyo 106-8514

Type de procédure : procédure adaptée

Objet du marché : Prestation d’assistance administrative pour la publication de l’ouvrage des 30 ans

Nichée sur les hauteurs de Kyoto, la Villa Kujoyama est une résidence artistique pluridisciplinaire, accueillant depuis 1992 des créateurs confirmés et émergeants souhaitant développer un projet en lien avec le Japon. Près de 400 artistes y ont séjourné depuis sa création et ont participé à la reconnaissance de son expertise en tant que lieu prescripteur de coopération interculturelle et de création franco-japonaise.

La Villa Kujoyama est un établissement artistique du réseau de coopération culturelle du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Relevant de l’Institut français du Japon, elle agit en coordination avec l’Institut français et bénéficie depuis 2014 du soutien de la Fondation Bettencourt Schueller, qui en est le mécène principal.

En 2022, la Villa Kujoyama célèbre son trentième anniversaire. A cette occasion, un travail d’archivage important a été réalisé en vue de la valorisation de son histoire et des artistes ayant effectué un séjour de résidence, notamment une publication bilingue français japonais aux éditions Gallimard (230 contributeurs).

Dans cette optique, la Villa Kujoyama recherche un prestataire pour une mission administrative. Cette mission est réalisée en étroite collaboration avec la chargée de communication et le service d’administration, sous la direction de la direction par intérim de la Villa Kujoyama, sur une période de juin à août 2022.

Le prestataire effectue sa mission sous l’autorité de la direction par intérim et en lien avec l’équipe de la Villa Kujoyama, constituée d’une chargée de mission culturelle, d’une chargée de communication, d’une chargée de production et d’un intendant. La gestion administrative et budgétaire de l’établissement est rattachée au service gestion piloté par le secrétaire général de l’Institut français du Japon – Kansai.

La prestation devra démarrer au 6 juin et se terminer au 6 août 2022

Les missions du prestataire consisteront à :

• – Identification des modalités de contractualisations adéquates entre la Villa Kujoyama et ses interlocuteurs (artistes, institutions publiques et privées (ADAGP, galeries, etc.), sociétés de production, personnes physiques…), la Villa Kujoyama rappelant à ce titre que tout intervenant doit disposer d’un statut juridique propre.

• – Rédaction de modèles de contrat selon les informations fournies et nécessaire en lien avec l’équipe de la Villa Kujoyama et le secrétariat général de l’Institut français du Japon – Kansai : contrat de cession de droits d’auteurs relatif aux textes et images (pour la publication), contrats de droits de cessions relatifs aux textes et images déjà publiés.

• Etablissement des contrats individuels en préremplissant les informations nécessaires et fournies par l’équipe, et vérification des informations manquantes pour l’établissement des dits contrats

• – Préparation de l’envoi des demandes : identification des interlocuteurs, recherche de contacts, préparation des échanges, etc.

• – Envoi de demandes auprès des ayants-droit identifiés : artistes, institutions publiques et privées (ADAGP, galeries, etc.), sociétés de production, personnes physiques…

• – Suivi de demandes : mise à jour d’une liste de suivi, relance

• – Regroupement de questions évoquées en cours des échanges avec les ayants-droit, et partage du listing et éventuelles questions des interlocuteurs auprès de l’équipe

• – Recollement et mise en forme selon un modèle défini, de l’ensemble des légendes, des contributions, des crédits et des références.
• – Suivi de budget opérationnel pour les dépenses liées aux cessions de droits (ADAGP, achat éventuel droit photographique, etc.)

Lieu d’exécution : Sans objet (Japon ou France), avec possibilité de se rendre à la Villa Kujoyama pour des recherches si le prestataire réside au Japon.

Montant maximum du marché : 4000 TTC. Le paiement de la prestation interviendra en une seule fois à service fait, dans un délai de 30 jours à réception d’une facture libellée au nom de l’Institut français du Japon-Villa Kujoyama.

Défraiements : Aucun frais annexes (hébergement, transport, repas, frais administratifs si demande de visa) ne sera pris en charge.

NOTA BENE : les candidats doivent être impérativement des personnes physiques ou morales dotées d’un statut juridique. En outre, le prestataire devra être en règle avec les autorités fiscales de son pays de résidence et ne pourra être considéré comme un agent salarié de la Villa Kujoyama.

Durée du marché : 2 mois

Début du marché : du 6 juin 2022 au 6 août 2022

Date d’envoi de la première publication : 7 avril 2022

Date limite de remise des candidatures (par courriel) : 31 mai (22h00 heure japonaise / 15h00 heure française)

Date de la commission d’ouverture des plis : 2 juin (14h00 heure japonaise). Tout dossier incomplet ou arrivé après ce délai sera considéré comme non recevable.

Réponse aux candidats : 3 juin

Renseignements complémentaires : ils peuvent être demandés exclusivement par courriel à l’adresse suivante : vk.candidature@institutfrancais.jp