07 avr APPEL EN COURS : PRESTATION D’ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DE MAI A SEPTEMBRE 2022 APPEL EN COURS : PRESTATION D’ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DE MAI A SEPTEMBRE 2022

APPEL A CANDIDATURE 

POUR UNE MISSION DE PRESTATION

Nom de l’organisme adjudicateur : Institut français du Japon

Adresse : c/o ambassade de France au Japon 4-11-44, Minami-Azabu, Minato-ku, Tokyo 106-8514

Type de procédure : procédure adaptée

Objet du marché : Prestation d’assistance administrative pour la publication de l’ouvrage des 30 ans et l’inventaire des œuvres.

Nichée sur les hauteurs de Kyoto, la Villa Kujoyama est une résidence artistique pluridisciplinaire, accueillant depuis 1992 des créateurs confirmés et émergeants souhaitant développer un projet en lien avec le Japon. Près de 400 artistes y ont séjourné depuis sa création et ont participé à la reconnaissance de son expertise en tant que lieu prescripteur de coopération interculturelle et de création franco-japonaise.

La Villa Kujoyama est un établissement artistique du réseau de coopération culturelle du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Relevant de l’Institut français du Japon, elle agit en coordination avec l’Institut français et bénéficie depuis 2014 du soutien de la Fondation Bettencourt Schueller, qui en est le mécène principal.

En 2022, la Villa Kujoyama célèbre son trentième anniversaire. A cette occasion, un travail d’archivage important a été réalisé en vue de la valorisation de son histoire et des artistes ayant effectué un séjour de résidence. A titre d’exemple, une publication bilingue français japonais  (220 contributeurs) ou encore un inventaire d’oeuvres retracent les 3 décennies de son histoire (environ 80/100), sont en cours d’élaboration en vue d’une présentation ultérieure au public en 2022.

Dans cette optique, la Villa Kujoyama recherche un prestataire pour une mission administrative scindée en deux phases. Cette mission est réalisée en étroite collaboration avec la chargée de production et la chargée de communication et le service d’administration, sous la direction de la direction déléguée de la Villa Kujoyama, sur une période de mai à septembre 2022.

Descriptif des missions du prestataire

Le prestataire effectue sa mission sous l’autorité de la directrice déléguée et en lien avec l’équipe de la Villa Kujoyama, constituée d’une chargée de mission culturelle, d’une chargée de communication, d’une chargée de production et d’un intendant. La gestion administrative et budgétaire de l’établissement est rattachée au service gestion piloté par le secrétaire général de l’Institut français du Japon – Kansai.

 

La prestation se divisera en deux phases comme suit :

  • 1e phase – Publication: mai à juin
  • 2e phase – Inventaire des œuvres: juin à septembre

Les missions du prestataire consisteront à :

  • Identification des modalités de contractualisations adéquates entre la Villa Kujoyama et ses interlocuteurs (artistes, institutions publiques et privées (ADAGP, galeries, etc.), sociétés de production, personnes physiques…), la Villa Kujoyama rappelant à ce titre que tout intervenant doit disposer d’un statut juridique propre.

 

  • Rédaction de modèles de contratselon les informations fournies et nécessaire en lien avec l’équipe de la Villa Kujoyama et le secrétariat général de l’Institut français du Japon – Kansai : contrat de cession de droits d’auteurs relatif aux textes et images (pour la publication), contrats de droits de cessions relatifs aux textes et images déjà publiés, convention de don et convention de dépôt d’œuvre (pour l’inventaire).

 

  • Etablissement des contrats individuels en pré-remplissant les informations nécessaires et fournies par l’équipe, et vérification des informations manquantes pour l’établissement des dits contrats

 

  • Préparation de l’envoi des demandes: identification des interlocuteurs, recherche de contacts, préparation des échanges, etc.

 

  • Envoi de demandes auprès des ayants-droitidentifiés : artistes, institutions publiques et privées (ADAGP, galeries, etc.), sociétés de production, personnes physiques…

 

  • Suivi de demandes: mise à jour d’une liste de suivi, relance

 

  • Regroupement de questions évoquées en cours des échanges avec les ayants-droit, et partage du listing et éventuelles questions des interlocuteurs auprès de l’équipe

 

  • Recollement et mise en forme selon un modèle défini de l’ensemble des fiches de conservation, des légendes des contributions et des références

Missions spécifiques liées à la phase relative à la publication

Suivi de budget opérationnel pour les dépenses liées aux cessions de droits (ADAGP, achat éventuel droit photographique, etc.)

 

Missions spécifiques liées à la phase relative à l’inventaire

  • Recherche d’informations juridiques sur la conservation de fichiers audiovisuels, et établissement de modèles de contrat

 

  • Préparation de fiches d’œuvres avec les informations déjà existantes et fournies par l’équipe

 

  • Envoi et suivi de fiches d’œuvres auprès des ayants-droit ou toutes autres personnes compétentes, et mise à jour de la liste d’inventaire en cas de modifications des données déjà existantes ou d’obtention de nouvelles informations

 

  • Adaptation de contrats individuels en cas d’existence d’autres formalisations déjà établies auparavant

 


Lieu d’exécution
: Sans objet (Japon ou France), avec possibilité de se rendre à la Villa Kujoyama pour des recherches si le prestataire réside au Japon.

Montant maximum du marché : 5000 TTC versés par tranches. Le paiement de la prestation interviendra à service fait après chacune des deux phases listées précédemment, dans un délai de 30 jours à réception d’une facture libellée au nom de l’Institut français du Japon-Villa Kujoyama.

Défraiements : Aucun frais annexes (hébergement, transport, repas, frais administratifs si demande de visa) ne sera pris en charge.

NOTA BENE : les candidats doivent être impérativement des personnes physiques ou morales dotées d’un statut juridique. En outre, le prestataire devra être en règle avec les autorités fiscales de son pays de résidence et ne pourra être considéré comme un agent salarié de la Villa Kujoyama.

Durée du marché : 5 mois

Début du marché : du 1er mai 2022 au 31 septembre 2022

Date d’envoi de la publication : 7 avril 2022

Date limite de remise des candidatures (par courriel) : 20 avril (22h00 heure japonaise / 15h00 heure française)

Date de la commission d’ouverture des plis : 21 avril (14h00 heure japonaise). Tout dossier incomplet ou arrivé après ce délai sera considéré comme non recevable.

Réponse aux candidats : 22 avril 2022

Une réunion de préparation se tiendra le 25 avril entre 17h00 et 19h00 heure japonaise / 10h00 et 12h00 heure française.

Renseignements complémentaires : ils peuvent être demandés exclusivement par courriel à l’adresse suivante : vk.candidature@institutfrancais.jp

Télécharger l'appel à candidature